Gastronomie Software DSGVO-konform: Worauf müssen Restaurants achten?

DSGVO und Gastronomie — ein unterschätztes Thema

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) im Mai 2018 sind auch Restaurantbetreiber verpflichtet, personenbezogene Gästedaten korrekt zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Wer dabei Fehler macht, riskiert empfindliche Bußgelder — und vor allem: den Verlust des Vertrauens seiner Gäste.

Welche Gästedaten sind datenschutzrechtlich relevant?

Im Restaurantbetrieb werden täglich personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, E-Mail und Telefonnummer bei der Reservierung
• Allergien und Lebensmittelunverträglichkeiten (besondere Kategorie!)
• Zahlungsdaten bei Online-Buchungen oder Anzahlungen
• Fotos (z.B. für Bewertungen oder Social Media)
• IP-Adressen bei der Website-Nutzung

Was eine DSGVO-konforme Gastronomie-Software leisten muss

1. Datenspeicherung ausschließlich in der EU

Alle personenbezogenen Daten müssen auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. US-amerikanische Anbieter, die keine EU-Datenverarbeitung anbieten, sind problematisch.

2. Einwilligung bei der Datenerhebung

Gäste müssen aktiv in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen — insbesondere für Newsletter und Marketing. Ein vorausgefülltes Häkchen ist unzulässig. Klare Opt-in-Mechanismen sind Pflicht.

3. Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")

Gäste können jederzeit verlangen, dass alle ihre gespeicherten Daten gelöscht werden. Ihre Reservierungssoftware muss dies mit wenigen Klicks ermöglichen.

4. Datenminimierung

Erheben Sie nur die Daten, die Sie tatsächlich benötigen. Fragen Sie bei einer simplen Tischreservierung nicht nach dem Geburtsdatum — es sei denn, Sie begründen es mit einem konkreten Zweck (z.B. Geburtstagsaktion).

5. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Software-Anbietern

Wenn Sie eine externe Software nutzen, die Ihre Gästedaten verarbeitet, müssen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter diesen bereitstellt.

Resvano und DSGVO

Resvano wurde von Grund auf DSGVO-konform entwickelt. Alle Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert. Der AVV ist inklusive. Gäste-Löschungen sind per Knopfdruck möglich. Einwilligungen werden protokolliert und revisionssicher archiviert.